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Projektordner mit Berechtigungen erstellen - ein Beispiel aus der Praxis

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Bestimmte Verzeichnisstrukturen tauchen im täglichen Leben als Administrator immer wieder auf. Ein klassisches Beispiel ist ein einheitlicher Projektordner, dessen Struktur für alle Projekte in einem Unternehmen verwendet wird und oft viele Unterordner enthält. Die Mitarbeiter in einem Projekt haben meist verschiedene fachliche Rollen, so dass sich üblicherweise auch die Zugriffsrechte auf die einzelnen Ordner unterscheiden. Hier lohnt sich eine Automatisierung der Ordnererstellung mit Hilfe einer Verzeichnisvorlage.

Fachliche Anforderungen an Projektordner

Ein Projektordner muss folgende Aufgaben erfüllen:

  • Strukturierte Ablage aller benötigten Projektdokumente
  • Abbildung unterschiedlicher Rollen der Projektmitarbeiter durch Zugriffsberechtigungen

Entwurf des Projektordners

Nach der Definition der Anforderungen können Sie die Verzeichnisvorlage erstellen:

    • Definieren Sie die von Ihnen gewünschte Verzeichnisstruktur

Hier ein Beispiel: Für jede Projektaufgabe wird ein Ordner definiert, der zusätzliche Unterordner besitzen kann. Es sollen folgende Projektaufgaben unterstützt werden: Projektleitung, Anforderungen, Beratung, Implementierung und Test.

    • Definieren Sie die Berechtigungen gemäß der Projektaufgaben

Um das Berechtigungskonzept einfach zu halten, weisen Sie nur der ersten Verzeichnisebene im Projektordner eine Berechtigung zu.

Die folgende Tabelle enthält einen Entwurf der Ordner und Berechtigungen:

Ordner und Berechtigungen
Ordner (Projektaufgabe) Berechtigungen (Active Directory-Gruppe)
/ P_$(OrgUnit)_ProjektMitglied_RWD
1 Projektleitung P_$(OrgUnit)_ProjektLeitung_RWD
2 Anforderungen P_$(OrgUnit)_Beratung_RWD
3 Beratung P_$(OrgUnit)_Beratung_RWD,
P_$(OrgUnit)_Beratung_R
4 Implementierung P_$(OrgUnit)_Implementierung_RWD
5 Test P_$(OrgUnit)_Test_RWD
6 Allgemein geerbt

Der Name der Berechtigung entspricht der späteren Active Directory-Gruppe und enthält die Projekt- und Aufgabenbezeichnung ($(OrgUnit) ist ein Platzhalter für den konkreten Projektnamen). Die Endung des Gruppennamens gibt an, welche Berechtigung die Gruppe im Verzeichnis hat (R = Lesen, W = Schreiben, D = Löschen).

Der Ordner / entspricht dem Projektordner selbst. Für ihn wird die Berechtigung P_$(OrgUnit)_ProjectMember_RWD definiert, die jeder Projektmitarbeiter erhält.

Ein Berater bearbeitet in unserem Beispielkonzept die Anforderungen und erstellt auch Beratungskonzepte. Ordner 2 Anforderungen erhält daher die gleiche Berechtigung wie Ordner 3 Beratung.

Ordner 3 Beratung erhält eine zusätzliche Gruppe mit Leseberechtigungen, damit Projektmitarbeiter, die nicht Berater sind, die erstellten Dokumente lesen können (z.B. Implementierer und Tester).

Ordner 6 Allgemein erhält keine spezielle Berechtigung, er erbt die Berechtigung des Projektordners.

Ein Mitarbeiter kann später durch das Namensformat mit Projekt und Aufgabe mehreren Gruppen zugeordnet werden und damit in verschiedenen Projekten unterschiedliche Rollen haben.

Legen Sie Ihre Ordnerstruktur an und definieren Sie die Berechtigungen der Ordner, wie Sie in der Tabelle beschrieben worden sind.

Verzeichnisvorlage

Anschließend speichern Sie die Verzeichnisvorlage, die Ihnen nun für neue Projektordner immer zur Verfügung steht.

Fazit

Mit wenigen Schritten ist so eine einheitliche Verzeichnisvorlage für Projektordner entstanden. Sie können die neue Vorlage jetzt verwenden, um Ordner für neue Projekte anzulegen. Wie das genau funktioniert, zeigen wir Ihnen in einem weiteren Artikel.

Wenn Sie bereits eine Reihe von Projektordnern besitzen und nun angeregt wurden, diese Ordner aufzuräumen, stellt sich die Frage der Übertragung der vorhandenen Projektdateien in die neue Struktur. Hierfür bietet Ihnen der Parks Authorization Manager (PAM) eine spezielle Kopierfunktion, die Ihnen dabei sehr gut helfen kann.

Nach dem in diesem Artikel gezeigten Schema können Sie natürlich auch Ordner für Abteilungen oder sonstige Organisationseinheiten definieren und verwalten. Wenn Sie ein ganzes Dateisystem mit den verschiedensten Ordnertypen verwalten möchten, lesen Sie am besten gleich unseren Artikel zur prozessorientierten Definition von Verzeichnisstrukturen.

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